Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие разъездного характера работы и его оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Компенсации при разъездном характере работ
Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.
Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Компенсации за использование личного транспорта
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсацию за использование личного транспорта можно относить в состав прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (см. табл.).
|
Объем двигателя легкового автомобиля |
Норматив, руб/мес. |
|
до 2000 куб. см включительно |
1200 |
|
свыше 2000 куб. см |
1500 |
Минфин России разъяснил: в размерах компенсаций, установленных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, включая износ, стоимость ГСМ и ремонта. Поэтому, если работники получают компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, работодатель не может учесть расходы на ГСМ «повторно» — помимо сумм компенсаций, выплачиваемых за использование личных автомобилей в служебных целях (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239). Аналогичную позицию занимают и налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776), подчеркивая, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.
Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.
Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.
Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.
Виговский Евгений Владимирович, советник налоговой службы III ранга.
Для многих руководителей и главных бухгалтеров предприятий по-прежнему важными остаются вопросы налогообложения выплат работникам, деятельность которых связана с разъездным и подвижным характером работы. Такие выплаты могут быть двух видов: одни носят компенсационный характер и призваны возместить расходы, понесенные работником в процессе исполнения должностных обязанностей, другие относятся к стимулирующим выплатам и призваны возместить неудобство, причиненное работнику в связи с характером его работы.
В нашей статье мы рассмотрим не только вопросы налогообложения выплат, связанных с разъездным и подвижным характером работы, но и коснемся вопросов начисления таких выплат.
Сложности на практике
Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:
- Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
- Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
- Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.
Упрощенный документооборот
Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.
Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:
- Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
- Оплату аренды жилья.
- Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
- Услуги связи (мобильный телефон, факс).
Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.
В конце 2015 г. Верховный суд занял позицию работодателя. В своем Обзоре практики за 2015 г. ВС указал, что для целей налогообложения будет иметь значение характер выплаты, по которому сумма относится к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК. Согласно данной норме, компенсация представляет собой денежную выплату, установленную для возмещения сотрудникам расходов, понесенных ими в связи с исполнением возложенных на них трудовых функций. При этом ВС указал, что определяющего значения наименование выплаты не имеет. Это вполне может быть надбавка, доплата, льгота, увеличение зарплаты и пр.
Государственные органы, однако, позицию Суда поддерживать не очень хотят. К примеру, для Минтруда обязательным условием выплаты компенсации работнику выступает предоставление им документов, подтверждающих расходы в поездке. Поэтому предприятиям, не планирующим начислять налог и выплачивать взносы в фонды с надбавок, придется отстаивать свою позицию в судебных инстанциях.
Ошибка №1: Гражданин работает не официально и претендует на выплату компенсации
Комментарий: К сожалению законодательством не запрещено трудоустройство, которое подразумевает неофициальное оформление. Это одна из распространенных нарушений, так как важным условием является трудоустройство официально. Профессия дальнобойщик не может быть подработкой, поэтому должна оплачиваться не только заработная плата, но и компенсация если таковая должна быть.
Ошибка №2: Руководителю выгодно не оплачивать компенсацию, правда ли это утверждение?
Комментарий: Достаточно спорное мнение о том, что руководителю выгодно не производить компенсацию за разъездной характер работы.
Упрощенный документооборот
Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.
Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:
- Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
- Оплату аренды жилья.
- Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
- Услуги связи (мобильный телефон, факс).
Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.
Режим рабочего времени при разъездном характере работы
При разъездном характере работы работнику может быть установлен любой режим рабочего времени в зависимости от вида выполняемой работы. Однако вести учет рабочего времени работников с разъездным характером работы сложнее, чем тех, кто постоянно работает в офисе. Применительно к работам с разъездным характером самым удобным, на наш взгляд, является суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК). При этом на работах с вредными и (или) опасными условиями труда норма рабочего времени исчисляется исходя из установленного законодательством сокращенного рабочего времени.
Пример 1 В период действия трудовых договоров наниматель уведомил работников об установлении им разъездного характера работы в связи с производственными причинами. Установление работнику по инициативе нанимателя разъездного характера работ в период действия трудового договора, если ранее работа не являлась таковой, по обоснованным организационным, производственным или экономическим причинам является изменением существенных условий труда (ст. 32 ТК), в связи с чем нанимателю необходимо соблюсти установленный порядок такого изменения.
Компенсация за разъездную работу: размер суточных
Величина суточных устанавливается нанимателем и закрепляется во внутренних актах компании. У сотрудников размер суточных может отличаться, на усмотрение начальства.
Из-за того, что к дате отчета перед нанимателем сотрудники часто теряют оправдательные документы, наниматель теряет возможность оправдать затраты на выплату компенсаций, что привлечет внимание проверяющих органов. И тогда руководитель фирмы устанавливает сотрудникам надбавку к окладу за то, что их работа связана с разъездами — ее величина будет зависеть от наличия отраслевого соглашения. Возмещению будут подлежать:
- стоимость проездных билетов на любой вид транспорта;
- плата за аренду квартиры или номер в отеле;
- внеплановый или незначительный ремонт транспорта;
- услуги мобильного оператора.
Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.
Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.
Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.
Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.
Профессии, предполагающие разъездной характер работы
Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.
Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).
Вот еще несколько таких примеров:
- проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
- стюарды;
- работники, которые занимаются снабжением;
- экспедиторы.
Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:
- врачи скорой помощи;
- пожарные;
- спасательные службы;
- сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.
Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.
Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.
Возмещение расходов на поезди по документам
В данном случае работодатель возмещает работнику расходы по факту. То есть работнику выплачивается ровно столько, сколько он потратил в поездках. Данный вариант чаще всего используют организации, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья. Основная проблема работодателя в таких случаях в вопросе : нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.
Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Удерживать НДФЛ с компенсации, которую работодатель заплатил работнику, не нужно (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте.
На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 ФЗт 24.07.2009 № 212-ФЗ .
Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию. Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы. При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Такие решения можно и нужно оспорить в суде. Суды в таких случаях становятся на сторону работодателя и приводят следующие аргументы:
— компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;
— она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;
— такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.
Таким образом, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.
Работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы. Никаких нормативов законе не устанавливаеь. Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т. п.
Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Работодателю целесообразней составить отдельный перечень документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя.
В частности расходы работника на транспорт подтвердят:
— проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте;
— путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.
Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Их нужно получить при оплате гостиницы .
Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т. п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников.
Многие работники ездят не далеко и ежедневно возвращаются домой. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории . Для таких работников работодатель должен определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством.
Чтобы контролировать работников с ежедневными поездками, работодатель должен завести и используют журнал учета служебных поездок. Журнал может находиться у руководителя подразделения или у ответственного работника .
Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки. Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен».
Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены. Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие руководитель должен издать приказ.
Надбавка сотруднику за разъездной характер работы
Трудовые отношения
Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя, в частности формы, системы и размеры оплаты труда, выплата пособий и компенсаций (ст. 40, абз. 2, 3 ч. 2 ст. 41 Трудового кодекса РФ).
Заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты. Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. В данном случае заработная плата работника установлена в виде должностного оклада и надбавки к окладу за разъездной характер работы (ч. 1, 3 ст. 129, ч. 1 ст. 132 ТК РФ).
При этом установленная коллективным договором надбавка, выплачиваемая работнику, не подпадает под определение компенсаций, приведенное в ч. 2 ст. 164 ТК РФ, и, следовательно, не является компенсационной выплатой, предусмотренной ст. 168.1 ТК РФ.
Таким образом, руководствуясь ч. 1 ст. 129 ТК РФ, надбавку к должностному окладу за разъездной характер работы в размере 3000 руб. (30 000 руб. x 10%) следует рассматривать как элемент оплаты труда.
Страховые взносы
Сумма заработной платы (в данном случае — сумма должностного оклада и надбавки к нему), выплачиваемая организацией работнику, облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ — на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования РФ — на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования — на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).
С 2012 г. размер тарифов страховых взносов зависит от того, превышают ли произведенные в пользу физического лица выплаты и иные вознаграждения (нарастающим итогом с начала года) предельную величину базы для начисления страховых взносов (512 000 руб.). В рассматриваемой схеме исходим из предположения, что на момент начисления заработной платы такого превышения не происходит, поэтому общая сумма страховых тарифов, применяемая организацией при выплате заработной платы, составляет 30% (22% + 2,9% + 5,1%) (ч. 1 ст. 58.2 Федерального закона N 212-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 24.11.2011 N 974 «О предельной величине базы для начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды с 1 января 2012 г.»).
На сумму выплачиваемой работнику заработной платы организация также начисляет страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
В данной схеме исходим из предположения, что организация относится к I классу профессионального риска (Классификация видов экономической деятельности по классам профессионального риска, утвержденная Приказом Минздравсоцразвития России от 18.12.2006 N 857). Страховой тариф, используемый при расчете страхового взноса на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, для I класса профессионального риска составляет 0,2% (ст. 1 Федерального закона от 30.11.2011 N 356-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов»).